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日常办公及交际礼仪

发布时间:2013-11-20  发布者:admin   阅读:2070

为规范员工日常行为,培养员工的职业道德和文明习惯,提高员工整体素养,形成良好的机构风貌,特制定本行为规范。机构为本行为规范管理单位,各部门负责人、中心主管等负管理监督之责。


一、 办公室工作规范及礼仪

(一)工作时间着装整齐,统一穿工作服;

(二)工作时间要轻声细语,礼貌待人,禁止大声喧哗;

(三)办公区域内保持室温在25℃以下时不开空调,保持人走随手关闭电源、水源;

(四)工作时间内请勿在电脑上操作与工作无关事宜,如闲聊、看视频、打游戏等;

(五)禁止使用办公电话打私人电话、闲聊;

(六)不私自拆开机器。如果机器有问题,及时通知行政部,不要擅自拆开修理;为了保证计算机资料的安全,请不要在计算机中安装电脑游戏;

(七)办公室接电话基本原则:

1、电话铃响在3声之内接起;

2、电话机旁准备好纸笔进行记录;

3、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项;

4、礼貌应答,明确告知对方自己的姓名和机构名称。

(八)办公室规范和管理:

1、正确使用机构的物品和设备,提高工作效率:

2、机构物品、设备应摆放在规定位置,领用、搬动、维修等都要按规定程序进行,不能野蛮对待、损坏公物或挪为私用;

3、及时清理办公文件、资料,桌面及办公区域应保持干净整齐,工作台上不能摆放与工作无关的物品;

4、借用他人或机构物品,使用后应及时归还或放回原处。

5、在办公区内不得高声交谈,嘻笑打闹。当有争执或不同意见时应心平气和,语气委婉地予以协商或按组织原则依程序解决,不得争执不休;

6、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。


二、 员工行为规范及礼仪

一、行为规范

(一)忠于职守,不做有损机构的事,时刻维护机构的利益,树立机构的良好形象;

(二)按时上下班,不迟到、早退;

(三)工作场所不大声喧哗,不影响他人办公;

(四)待人接物态度谦和,诚恳友善。对来宾和客户委办事项应力求周到机敏处理,不得草率敷衍或任意搁置不办;

(五)为了大家的健康,工作场所请勿吸烟;

(六)中午就餐请勿饮酒,以免影响下午的正常工作;

(七)为了创造舒适的办公环境,应随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生;

(八)爱惜使用并妥善保管办公用品、设备;桌面物品摆放整齐有序;下班前必须将所有文稿放置妥当,以防止遗失、泄密;

(九)上班时间请不要看与工作无关的报刊、杂志或书籍;

(十)为了维护中心安全不要将亲友或无关人员带入办公场所;

(十一)为了保持中心电话线路的畅通,打电话或接听电话请尽量不要超过3分钟;

(十二)为了保证办公设备的正常工作,请尽量节省办公纸张,未经行政部允许请不大量打印、复印资料;

(十三)注意防火、防盗,发现事故隐患或其他异常情况立即报有关部门处理,消除隐患。


二、 个人礼仪

(一)仪表:

1、头发:保持干净整洁无异味,发型大方不怪异,不要过多使用发胶;

2、指甲:指甲定期修剪,保持干净,女性职员涂指甲油尽量用淡色;

3、胡子:鬓角修剪整齐,不能留胡须;

4、口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品;

5、化妆:女性职员化妆应给人清洁健康的形象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水;

6、饰品:饰品不能太夸张,太突出,走、动时饰品安静无声;

7、服饰:服饰端庄整洁,不太薄、不太透、不太露,女性裙子不能太短。

(二)言谈举止:

在机构内员工应文明用语并保持优雅的姿势和动作,具体要求是:

1、言语态度:态度要诚恳、亲切;声音大小要适宜;语调平和沉稳;尊重他人。语言注意使用敬语。如请、对不起、麻烦你、劳驾等;在机构和社区与居民或同事见面时应面带微笑、相互问候或点头致意;

2、站姿: 上身正直,头正目平,微收下颌,面带微笑;挺胸收腹,腰直肩平,双臂自然下垂,两腿相靠站直,肌肉略有收缩感。不得把手交叉抱在胸前;

3、坐姿:员工办公或家访时,入座要轻,至少要坐满椅子的2/3,后背轻靠椅背,双膝自然并拢(男性可略分开)。身体稍向前倾,以示尊重和谦虚。不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或趴在办公桌椅上。


三、 见面礼仪

一、接待礼仪规范:

(一)接待领导或者来访服务对象时应主动、热情、大方、微笑服务,使用“您好!”“您请坐”“请稍候”等礼貌用语,并由接待人员递送茶水;

(二)若是预约服务对象,接待人员应通报被访人员及时接待,若是未预约服务对象,接待人员应先弄清来意,区别对待。若相关对应人员暂时无法接待,应礼貌告知来访者约定时间再访;

(三)对于主任、中心主管等约见的客人应征得允许后方可带至其办公室;

(四)接待来访者时,无论是在接待室或办公室,应先礼貌招呼致意;

(五)对虽有预约但因故不能准时接待的服务对象,接待人员应提前告知并仔细地向服务对象解释清楚,并将下次约定的时间及时告知服务对象;

(六)来访结束后,应礼貌相送至门外,并及时清理茶具等会客用品。

(七)介绍与被介绍的方式与方法:

1、直接见面介绍的场合,应先把地位低者介绍给地位高者,若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在本机构与他机构的关系上可先把本机构的人介绍给别机构的人;

2、把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或年长的;

3、男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性;

4、介绍人介绍时,应伸开右手掌,大拇指内握指向被介绍对象,同时将相关情况作一扼要介绍,要态度亲和、语言简洁。


四、 员工工作职责

(一)遵守机构各项规章制度;

(二)遵守本岗位所属部门的各项管理细则;

(三)严格按机构管理模式运作,确保工作流程和工作程序的顺畅高效;

(四)按岗位描述要求按时、按质、按量完成各项工作和任务,并接受监督检查;

(五)按时完成自身岗位所分解的工作指标,按规定时限完成任务;

(六)确保外出活动登记表记载真实,并接受监督检查;

(七)监督同事的行为活动和工作,发现问题及时指出并帮助改进;

(八)对规章制度、工作流程中不合理之处及时提出并报直接上级,确保工作与服务的高效;

(九)努力提高自身素质和技术业务水平,积极参加培训、考核;

(十)根据自己岗位变化提出自身培训计划报直接上级,提高自身岗位工作能力;

(十一)根据自身岗位实际情况提出合理化建议的义务